Kolik notebooků se u vás „ztratí“ při přesunech mezi týmy? A kolik drahých licencí leží nevyužitých jen proto, že je nikdo nezrušil? Většina firem má v IT větší chaos, než si připouští – a právě tam mizí peníze i energie. Správně nastavený životní cyklus IT aktiv ale dokáže proměnit zmatek v řád a udělat z IT oddělení strategického partnera, ne hasiče problémů. Přečtěte si náš článek a zjistěte, jak na to.
Většina firem má v IT více vybavení a licencí, než si myslí. Notebooky se přesouvají mezi týmy, licence se kupují „pro jistotu“ a staré disky občas končí v šuplíku. Když ale nastavíte jasný IT asset lifecycle, začnete ušetřené peníze a menší rizika vidět velmi rychle. Jedná se o životní cyklus IT majetku – tedy období, které zahrnuje všechny fáze existence IT vybavení od jeho pořízení přes provoz a údržbu až po vyřazení a likvidaci.
Zajímavost: Výzkum společnosti Ramp z roku 2025 ukazuje, že 50 % licencí na software zůstává nevyužitých, což firmám způsobuje značné finanční ztráty.
Co přesně je IT asset lifecycle a proč se jím zabývat
Životní cyklus IT aktiv (neboli IT asset lifecycle) je soubor fází, kterými každé IT aktivum projde od začátku do konce své existence ve firmě:
- Vznik potřeby – někdo požádá o nové zařízení nebo software.
- Pořízení – firma aktivum koupí, případně znovu využije vrácené.
- Nasazení – aktivum se připraví a předá uživateli.
- Provoz a správa – během používání se monitoruje stav, provádí servis, řeší incidenty.
- Podpora a údržba – pravidelné aktualizace, záruky, opravy.
- Vyřazení – když aktivum doslouží, bezpečně se vymažou data a zařízení se zlikviduje nebo recykluje.
To je celý „život“ aktiva – od narození (požadavek) až po „odchod“ (likvidaci). Možná si říkáte, že to zní hezky, ale že „nemáte kapacitu“. Realita je taková, že dobře nastavený cyklus vám kapacitu vrátí. Spousta kroků jde zautomatizovat – od objednávek přes provisioning až po servisní zásahy a likvidaci. A když do toho zapojíte i HR systém a správu identit, on/offboarding přestane být noční můrou.
Zajímavost: Výzkum Coherent Market Insights uvádí, že 61,9 % trhu řešení IT Asset Management v roce 2025 tvoří software, protože firmy stále více hledají automatizaci a centralizovanou kontrolu nad SW licencemi a aktivy.
Proč se vyplatí mít životní cyklus IT aktiv pod kontrolou
Možná si říkáte, že sledovat všechny notebooky, servery, licence a cloudové služby je spíše zátěž než výhoda. Jenže čísla mluví jasně: podle Gartneru dosáhly celosvětové IT výdaje v roce 2024 téměř 5 bilionů dolarů a dál rostou. Firmy, které své IT aktiva řídí systematicky, dokážou ušetřit 15–20 % nákladů ročně – a to už je částka, která se počítá.
Výhody dobře nastaveného IT asset management lifecycle pocítíte hned v několika oblastech:
- Peníze – přestanete platit za nevyužité licence a zbytečné nákupy.
- Bezpečnost – díky jasně danému procesu likvidace se nedostanou vaše data do nepovolaných rukou.
- Čas – IT oddělení nebude řešit chaos v evidenci a vy se vyhnete nekonečnému pátrání po „ztracených“ zařízeních.
- Spokojenost zaměstnanců – lidé dostanou vybavení rychle a bez průtahů, onboarding i offboarding se zjednoduší.
A co je důležité – nejedná se jen o technologii. IT asset lifecycle je především o nastavení jasných pravidel, rozdělení zodpovědností a využití nástrojů, které vám tyto procesy ulehčí a zautomatizují.
Zajímavost: Průzkum Harness z roku 2025 odhalil, že podniky odhadují, že až 21 % jejich výdajů na cloudovou infrastrukturu připadá na nevyužité nebo neaktivní zdroje – instance, servery či databáze, které sice běží, ale nejsou efektivně využité.
Co vám správně nastavený cyklus přinese
Když tyto kroky zavedete, velmi rychle uvidíte výsledky. Najednou přestanete kupovat nové notebooky, protože máte desítky použitelných kusů ve skladu. Zjistíte, že část drahých licencí nikdo nepoužívá, a můžete je odhlásit nebo přidělit jinam. Noví kolegové dostanou vybavení včas a bez zmatků. A staré disky už nikdy neskončí v šuplíku, ale u partnera, který zajistí bezpečné zničení dat i recyklaci.
Podle analýz firem, které zavedly IT asset management lifecycle, se celkové náklady na IT dají snížit až o 15–20 %. A to je úspora, která se v rozpočtu znatelně projeví.
Jak to celé zapadá do vašeho IT prostředí
Životní cyklus IT aktiv není něco, co běží bokem. Naopak, propojuje všechny klíčové oblasti – od HR přes finance až po bezpečnost. Když má HR informace o tom, kdo nastupuje nebo odchází, rovnou se spustí proces přiřazení nebo odebrání vybavení. Finance zase vidí skutečné náklady na jednotlivé týmy a mohou lépe plánovat rozpočet. A bezpečnost má jistotu, že se žádné zařízení neztratí a žádná data neuniknou.
Fakt: Podle Flexera – 2025 State of ITAM Report firmy hlásí, že softwarové licence na on-prem prostředí často zůstávají „zapomenuté“ a tvoří významnou část plýtvání v kategorii desktopových výdajů.
Jaké výsledky můžete čekat?
Když to shrneme, správně nastavený IT asset management lifecycle vám přinese:
- nižší náklady na hardware i licence,
- lepší přehled o tom, co vlastníte a kdo to používá,
- vyšší bezpečnost díky kontrolovanému vyřazení,
- rychlejší onboarding a spokojenější zaměstnance,
- méně krizových situací, protože víte, kde máte rezervy.
A co je nejdůležitější – IT oddělení už nebude hasit požáry, ale bude mít prostor dělat práci, která firmu skutečně posouvá.
Od chaosu k jistotě
Životní cyklus IT aktiv není jen teorie pro učebnice. Je to praktický nástroj, díky kterému máte pořádek v tom, co vlastníte, kolik to stojí a kdy je čas se vybavení zbavit. Když nastavíte jasná pravidla, zavedete automatizaci a budete myslet na bezpečnost i ekologii, proměníte zmatek v řád.
Výsledek? Nižší náklady, spokojenější zaměstnanci a IT, které konečně funguje jako spolehlivý partner byznysu.
Použité zdroje
- https://www.servicenow.com/products/it-asset-management/what-is-it-asset-lifecycle.html
- https://www.coherentmarketinsights.com/market-insight/it-asset-management-software-market-3768
- https://ramp.com/blog/unused-software-subscriptions
- https://www.goworkwize.com/blog/it-asset-management-challenges
- Zdroj obrázku: ssspirt / stock.adobe.com
